gestión (3)
La Resolución 8934 de 2014 ordena a los vigilados por las Superintendencia de Industria y Comercio contar con procesos de conservación de los documentos en cumplimiento de la normatividad archivística contemplada en la Ley 594 de 2000, Ley General de Archivos.
Con los procesos que deben adelantar las empresas se busca una:
- "adecuada organización y conservación de sus archivos, facilitando tanto la toma de decisiones, como el acceso y disponibilidad de la información, cuando esta sea requerida"
- y que, se "garantice la disponibilidad de la información para la consulta por parte de la Administración, los agentes del Estado y de la ciudadanía en general".
A partir del segundo Artículo procede a impartir instrucciones técnicas tales como la conformación del centro de archivo, de los instrumentos archivísticos, los comités de archivo, el uso de tecnologías de la información, el acceso a los documentos y finalmente la eliminación documental.
De otra parte, instruye también sobre el manejo de los archivos de las empresas liquidadas o fusionadas y establece que entidad es responsable de conservar los archivos una vez la empresa ha cesado sus funciones.
Finalmente fija un plazo de un año para elaborar los instrumentos de administración documental como: la Tabla de Retención Documental,. el Programa de Gestión Documental, entendido éste como un conjunto de acciones estratégicas de administración planificadas y con asignación de recursos; y las políticas de gestión documental.
Desde esta perspectiva las empresas deben concebir su gestión documental un proceso integral que involucra la estrategia corporativa y los objetivos del negocio.
Las organizaciones aprenden a través de las personas, entonces es necesario incentivar el aprendizaje de ellas para alcanzar los objetivos estratégicos corporativos.
El aprendizaje dota de grandes ventajas a aquellas organizaciones que deciden implantar una filosofía orientada al desarrollo de esta disciplina, algunas de estas ventajas se mencionan a continuación:
- Fortalecimiento de la identidad cultural de la organización
- Incremento de la capacidad de solucionar conflictos
- Aumento de la integración interna de los diferentes procesos corporativos
- Aumento de la integración de la organización con su entorno
- Aumento de la efectividad (eficiencia + eficacia) en los procesos de la organización
- Mayor capacidad de adaptación a las exigencias del mercado
- Mejor calidad de vida laboral y participación activa de todos los integrantes
- Transparencia y eficiencia en las comunicaciones
- Incremento en los niveles de competitividad
El aprendizaje se puede definir como la habilidad para construir y adquirir conocimientos, a partir de diferentes actividades que encontramos agrupadas en la formación, la experiencia y la colaboración, las cuales deben estar articuladas.
De esta forma, vemos que una persona que se dispone a aprender a conducir un vehículo, debe reconocer los conceptos básicos (formación), ponerlos en práctica conduciendo el vehículo (experiencia) y finalmente integrarlos con los conocimientos tácitos y explícitos de los demás conductores con los que interactúa en las vías (colaboración).
De esta manera, encontramos que las organizaciones que buscan alinearse con las exigencias de la sociedad del conocimiento deben desarrollar una inteligencia colectiva, ser capaces de generar conocimientos para posteriormente utilizarlos en los procesos de construcción de valor a todos sus grupos de interés.
En el proceso de aprendizaje corporativo, es importante entender la evolución que existe entre los datos, información y conocimiento, para la generación de valor tangible a través de la medición del Capital Intelectual.
Los datos adquiridos se deben clasificar y almacenar, lo cual se hace posible con las herramientas de tecnología de información y comunicación (TIC), convirtiéndolos en información, la cual puede ser analizada y utilizada por las personas para construir conocimientos útiles para la generación de valor corporativo, que una vez puestos en práctica pueden ser medidos conformando así el Capital Intelectual que finalmente es la principal fuente de riqueza de las organizaciones en la economía actual.
Cristian Soto Jáuregui – Knowledge Manager
Consultor y capacitador empresarial – Gestión del conocimiento
