La Resolución 8934 de 2014 ordena a los vigilados por las Superintendencia de Industria y Comercio contar con procesos de conservación de los documentos en cumplimiento de la normatividad archivística contemplada en la Ley 594 de 2000, Ley General de Archivos.
Con los procesos que deben adelantar las empresas se busca una:
- "adecuada organización y conservación de sus archivos, facilitando tanto la toma de decisiones, como el acceso y disponibilidad de la información, cuando esta sea requerida"
- y que, se "garantice la disponibilidad de la información para la consulta por parte de la Administración, los agentes del Estado y de la ciudadanía en general".
A partir del segundo Artículo procede a impartir instrucciones técnicas tales como la conformación del centro de archivo, de los instrumentos archivísticos, los comités de archivo, el uso de tecnologías de la información, el acceso a los documentos y finalmente la eliminación documental.
De otra parte, instruye también sobre el manejo de los archivos de las empresas liquidadas o fusionadas y establece que entidad es responsable de conservar los archivos una vez la empresa ha cesado sus funciones.
Finalmente fija un plazo de un año para elaborar los instrumentos de administración documental como: la Tabla de Retención Documental,. el Programa de Gestión Documental, entendido éste como un conjunto de acciones estratégicas de administración planificadas y con asignación de recursos; y las políticas de gestión documental.
Desde esta perspectiva las empresas deben concebir su gestión documental un proceso integral que involucra la estrategia corporativa y los objetivos del negocio.
