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¿Cómo sé si debo usar un software de facturación electrónica integrado o usar la plataforma de la DIAN?

El pasado 28 de junio de 2018, a través de un comunicado de prensa, la DIAN manifestó que prestará su servicio gratuito de facturación electrónica, especialmente dirigido a micro y pequeñas empresas con las condiciones que dispone el Decreto 2242 de 2015 para efectos de que la gran masa de empresas en Colombia, puedan realizar la transición a la facturación electrónica, uno de los grandes retos que tendrá el país en materia de fiscalización con este método que ya opera en muchas partes del mundo.

El pasado 28 de junio de 2018, a través de un comunicado de prensa, la DIAN manifestó que prestará su servicio gratuito de facturación electrónica, especialmente dirigido a micro y pequeñas empresas con las condiciones que dispone el Decreto 2242 de 2015 para efectos de que la gran masa de empresas en Colombia, puedan realizar la transición a la facturación electrónica, uno de los grandes retos que tendrá el país en materia de fiscalización con este método que ya opera en muchas partes del mundo.A través del aplicativo gratuito de la DIAN, esta masa de empresas estará habilitada para crear facturas, notas débito, notas crédito, catálogos de clientes y catálogos de productos.

Adicional, tendrán la facultad de firmar digitalmente estos documentos para posterior envío al cliente, satisfaciendo así todo el ciclo de información de este procedimiento tributario. Si bien el propósito de la DIAN en poder brindar una herramienta gratuita a esta masa de empresas es muy loable, es menester también decir que, aquí solo se satisface una obligación tributaria.Es importante que las empresas estén preparadas para este proceso de la facturación electrónica, pero lo mejor sería un proceso de manera integrada.

A continuación, vamos a revisar los pros y contras de este aplicativo de facturación electrónica vs un software que incorpore de manera integrada esta función:


Pros


• Costo cero: sin duda alguna, una de las ventajas del aplicativo de la DIAN, es que no tendrá que pagar algo adicional, con respecto a lo que cancela con su software contable actual. Se cumple con la obligación, pero a coste 0.

• Obligación cumplida: al ser un aplicativo directamente desde la DIAN, está la certeza de que la obligación se cumple a cabalidad según la reglamentación vigente.

Adaptabilidad: por ser una solución web, está la posibilidad de que se pueda realizar desde prácticamente en cualquier dispositivo. Lo que resulta interesante para momentos donde es necesario facturar y/o realizar otra transacción al instante.


A-priori, esta solución es interesante siempre y cuando contemos con toda la información correcta en cuanto a terceros, productos y demás para que se opere sin contratiempo. Sin embargo, este proceso gratuito posee unas desventajas las cuáles enunciaremos a continuación:


• Doble proceso manual: la facilidad de poder usar algo gratuito, siempre será atractivo para cualquier persona. Sin embargo, en facturación electrónica, es importante que, si queremos realizar este procedimiento, es importante que la información de terceros y productos/servicios esté acorde con lo que habitualmente usamos. Supongamos el ejemplo en donde tenemos nuestro software contable, del cual exportaremos la información de terceros y catálogo de productos. Ahora, esta información debe diligenciarse en el aplicativo de la DIAN.Para seguir ilustrando mejor, supongamos que a través de nuestro software contable realizamos la facturación de dos productos diferentes al cliente Enzo Javier Pérez Marimón.

Al hacer este proceso, satisfacemos nuestra información financiera. Ahora, vamos a satisfacer la obligación a través del aplicativo de la DIAN. Se crea el tercero y, por error de digitación, el cliente queda creado y facturado como: Henzo Javier Péres Marimón. Como existe un error de sintaxis porque el tercero en la DIAN figura como lo teníamos en nuestro software contable, ahora debemos generar una nota crédito que reverse esa transacción. Posteriormente, modificar y/o crear el tercero correctamente, paso siguiente, se debe volver a facturar y realizar todo el ciclo de facturación electrónica. Un proceso que debía ser eficiente se volvió ineficiente porque se hizo un doble trabajo, que en principio quedó erróneo. Por eso es necesario tener cuidado al momento de realizar este proceso.

• Reconciliaciones: uno de los procesos que sin duda conllevará el usar el aplicativo de Facturación Electrónica de la DIAN, es la imperiosa necesidad de realizar procesos de reconciliación entre lo que está en el software contable y lo que está en el aplicativo de la DIAN.Suponga el caso en donde se designen dos recursos para el proceso: una persona que realizará la facturación a través del software contable y otra persona que lo hará a través del aplicativo de la DIAN. Para que este proceso de reconciliación sea exitoso, es necesario que haya buena comunicación de ambas partes. Esto porque pueden presentarse, en un caso hipotético que en un día se realizaron 10 ventas, con estos posibles escenarios:1. La persona que gestiona el software contable registró todo conforme a la realidad. La persona que realizó la facturación electrónica a través del aplicativo de la DIAN, tuvo un error en la creación del tercero; por ende, esta última deberá anular la transacción con una nota crédito y volver a generar la factura con la información correcta.2. La persona que gestiona el software contable olvidó reportarle a la persona que gestiona la aplicación de facturación electrónica sobre una transacción. Llega el final de mes y se percatan del hecho, generando así diferencias que deben solventarse para conciliar la información financiera vs la reportada vía facturación electrónica. Esta situación puede suceder al contrario: la persona que gestiona el aplicativo de la DIAN, olvida decirle a la que gestiona el software contable.

¿Cuál es una solución práctica?

Entendiendo que el proceso de facturación electrónica es una transición necesaria para mejorar competitivamente, tanto en aspecto económico como en métodos de fiscalización, es importante poder adquirir un software que ya tenga este complemento, para que la transición y cumplimiento de esta obligación sea lo más amigable y así evitar sanciones innecesarias. Un software contable integrado con facturación electrónica permite que:

• Una sola transacción permita satisfacer necesidades de información financiera y fiscal. Ya que, al estar integrado, un solo recurso realiza la facturación en el sistema, quedando registro en los libros de contabilidad. Luego bastará con un mismo proceso dentro del sistema, realizar la transmisión de la facturación electrónica como lo dispone la DIAN, dando cumplimiento a esta obligación.

• Disminuir los dobles procesos de creación de catálogos de terceros y/o productos/servicios. Con que la información desde el principio esté perfectamente creada, será suficiente para saber que la información transmitida a la DIAN esté acorde a los requerimientos de facturación electrónica. Así se mitigará el impacto de tener que hacer correcciones innecesarias vía emisión de notas crédito. Esto sin duda ahorrará muchos dolores de cabeza en términos de auditorías de sistemas, desperdicio de consecutivos y otras que pueden despertar el interés de la DIAN por visitar al contribuyente.

Para ti, empresario, integra todas las operaciones y cumple a cabalidad de las obligaciones con solo un par de click, y no con un par de procesos que no generan valor para tu negocio.

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